Teams on Phillip Büchler

Knowing When to Stop

Thu, 22 Oct 2026 00:00:00 +0000

The gorilla debate never ended. Nobody won it. People just got bored and moved on to the next question.

In the first post of this series I argued that this is a problem with taking a question apart. It has no natural end. You can always split it once more. In the second I looked at the people who go first into the unknown, and ended on an uncomfortable observation: they often don’t come back out.

Both endings point to the same gap. Programmes are good at planning the programme, with milestones and go-live dates. What’s often missing is a definition of done for the single topic inside it. When is this question answered well enough? When is this person’s part finished? That gap applies to thinking, and it applies to people.

Who Goes First

Wed, 21 Oct 2026 00:00:00 +0000

In the last post I took apart a silly internet question: could 100 unarmed men beat one gorilla? Most serious answers agreed the men win eventually, if they accept heavy losses. One sub-question stayed with me. Who goes first?

The man who started the debate gave the most honest answer. He would join the 100, just not the first wave. Most of us would say the same.

So the first wave is made of volunteers, and probably the bravest ones. Here is the paradox. It takes brave people to go first. It also takes brave people to keep going after watching the first wave go down. If the bravest all go first, who is left for the rest of the fight?

100 Men and a Gorilla

Tue, 20 Oct 2026 00:00:00 +0000

I was walking my dog the other day and asked myself how I would explain critical thinking to students. Not the textbook version. The version where you take a question apart and find out it was never one question. My dog had no opinion on the matter.

The example I landed on is a bit embarrassing: 100 men against a gorilla. If you missed it, the question started as a Reddit thread in 2020 and went properly viral in late April 2025. Could 100 unarmed men beat one silverback? TikTok argued, zoo directors gave interviews, and at least one US senator shared his view on the record.¹

Task Management in Microsoft 365 - Challenges and Integration

Tue, 26 Aug 2025 00:00:00 +0000

Overview

Microsoft 365 offers a suite of task management tools—Outlook, Microsoft To Do, Planner, Teams, Project, and Loop—but users often experience them as fragmented. This report explores the user experience challenges and task aggregation issues across these tools, and evaluates Microsoft’s efforts to unify them.

Microsoft 365 Task Tools Overview

Tool	Purpose	Integration	Notes
Outlook Tasks / To Do	Personal task tracking	Integrated with To Do, Teams Tasks	Flagged emails become tasks
Microsoft To Do	Personal task hub	Aggregates from Outlook, Planner	“Assigned to Me” list for Planner tasks
Planner	Team task management	Integrated with Teams, To Do	Kanban-style boards
Tasks in Teams	Unified task view	Combines To Do + Planner	Central hub for daily task management
Microsoft Project	Advanced project management	Syncs with Planner/To Do (Premium)	Gantt charts, dependencies
Microsoft Loop	Real-time collaborative tasks	Syncs with Planner	Tasks in Loop auto-create Planner plans
Microsoft Lists	Custom task tracking	Manual integration via Power Automate	Not visible in To Do/Planner by default
Viva Insights / Goals	Task suggestions, OKR tracking	Suggests tasks, syncs with Planner/Project	Not a daily task tool

User Experience Challenges

Tool Overload: Multiple overlapping apps with unclear boundaries.
No Single Pane of Glass: Historically, no unified dashboard for all tasks.
Context Switching: Users must jump between apps to manage tasks.
Partial Integration: Some tools (e.g. Lists, OneNote) don’t sync automatically.
Inconsistent Interfaces: Different UIs and capabilities across apps.

Integration Improvements

Tasks in Teams: Combines To Do and Planner in one view.
To Do: Aggregates flagged emails and Planner assignments.
Outlook: Embedded To Do panel, drag-to-task, Cortana Briefing.
Project for the Web: Now syncs with Planner/To Do (Planner Premium).
Loop: Task Lists sync with Planner, visible in To Do.
Power Automate / Graph API: Enables custom task flows and integrations.

Best Practices

Pick a Home: Use either To Do or Teams Tasks as your daily hub.
Flag Emails: Use Outlook flags to auto-create To Do tasks.
Use Planner for Teams: Assign tasks in Planner for visibility.
Automate Edge Cases: Use Power Automate for Lists, OneNote, etc.
Review Regularly: Check “Assigned to Me” in To Do/Planner.
Plan Your Day: Use “My Day” in To Do for daily focus.
Educate Teams: Share guidance on when to use what.
Watch the Roadmap: Planner/To Do/Project unification is coming.

Conclusion

The hypothesis that Microsoft 365 task tools are siloed was historically accurate. However, Microsoft has made significant strides in unifying the experience through integrations, shared data models, and centralised views. While some gaps remain, especially with Lists and third-party tools, the ecosystem is increasingly cohesive—especially when users adopt best practices and leverage the available integrations.

Sensitivity Labels für Microsoft Teams

Mon, 27 Apr 2020 00:00:00 +0000

Als SBB 2018 Microsoft Teams fürs ganze Unternehmen einführte, hatte man mittels PowerShell Magie zwei verschiedene Arten Teams erstellt. Teams für vertrauliche Dokumente und Teams für maximal intern klassifizierte Dokumente. Diese Einstellung hatte unter anderem zur Folge ob externe Gäste hinzugefügt werden konnten oder nicht. Eine der Säulen der Microsoft 365 Sicherheit ist nämlich der Umgang mit Externen.

Heute ist dies im Standardumfang von Microsoft 365 enthalten und ich möchte kurz zeigen wie man es macht.

Screensharing vom Smartphone mit Microsoft Teams

Tue, 14 Apr 2020 00:00:00 +0000

Mein beinahe täglich Brot sind irgendwelche Konzepte oder Einstellungen auf mobilen Geräten vorzunehmen, zu testen und zu dokumentieren. Dabei sind Screenshots oder Screencasts natürlich ein sehr wichtiger Bestandteil der Dokumentation des Einfluss auf Enduser. Screenshots oder Aufzeichnungen auf dem Smartphone machen und dann auf den PC transferieren um es im Wiki oder in Dokumenten zu erfassen ist sowas von 2019. Weil man im Umfeld von Kunden aber nicht immer auf Desktops unterwegs ist, die frei Software installieren können, ist mir folgender Tipp schon oft zur Hilfe gekommen.

Smartphone als Webcam in Microsoft Teams

Wed, 08 Apr 2020 00:00:00 +0000

In der Photographie gibt es das Sprichwort: “Die beste Kamera ist die die du dabei hast”. Denn die Vollformat-Spiegelreflex zuhause im Schrank schiesst keine guten Bilder.

In der ersten Woche des verschärften Homeoffice machte ich mir recht viele Gedanken über meine Ausrüstung. Heute hat zwar jedes Notebook eine Webcam eingebaut, aber man möchte das Notebook ja vielleicht auch vor sich verwenden um zu zeichnen/skizzieren. Oder man findet es nicht optimal wie man von unten in die Nase gefilmt wird. Oder man hat keine ideale Beleuchtungssituation. Es gibt viele Gründe. Und ein bisschen war die Konsumlust auch dabei. Also überlegte ich eine externe Webcam anzuschaffen. Lieferengpässe, Kosten und überwältigende Auswahl liessen mich aber zur Vernunft kommen.

Edge Insider für Microsoft Tenant Wanderer oder Teams Gäste.

Wed, 05 Jun 2019 00:00:00 +0000

In verschiedenen Ausgangslagen benötigt man Zugang auf verschiedene Microsoft 365 Tenants. Outlook und Co. unterstützen dies, Microsoft Teams leider nicht.

Die Chromium basierte Microsoft Edge Version hilft hier enorm. So bieten alle Chromium basierten Browser die Möglichkeit von Profilen:

Nun erstellt man für jeden Tenant auf dem man einen Account hat, ein Profil. Dann können für Webanwendungen “lokal installierte Anwendungen” erstellt werden:

Voila. Man hat nun auf dem Desktop und im Startmenü eine Anwendung mit der man direkt auf das jeweilige Team kommt. Durch das Profil werden auch gesicherte Passwörter zugreifbar. Mittels Browser-Notifications sind sogar diese verfügbar.

In Microsoft Teams Kanäle umbenennen

Wed, 14 Nov 2018 00:00:00 +0000

Ich wurde angefragt wie man einen Kanal in Microsoft Teams umbenennt. Einfach. Auf die Eigenschaften des Kanals gehen und entsprechenden Kanalnamen anpassen.
Es wäre aber nicht Office 365 wenn es nicht ein bisschen komplexer wäre.

Jedes Team hat eine “Office 365 Group” zur Basis. Diese Group hat SharePoint, Teams, Planner, Streams, etc. als Bestandteile.

Und jeder Kanal in Teams entspricht einem Ordner auf SharePoint. In dieser Ordner kommen Dateien, die per “Drag & Drop” im Teams Client hochgeladen werden, etc.